О презентациях

Не знаю как вы, но я на презентациях бываю по пять раз в неделю. Мало того, эти презентации я не посещаю, а провожу – часто, с удовольствием и результатом. Для меня нет формальной разницы между словами «презентация», «начало тренинга», «продажа товара» или даже «предложение идеи».

 

Для меня термин «презентация» является синонимом понятия «донести идею до слушателя». Ну а чтобы донести идею, существует куча-куча тонкостей, о которых мы сейчас поговорим. Да, ты прав – мы сейчас поговорим о презентациях и как это делать. И как сделать так, чтобы все внимание было на тебе… и решения в твою пользу.

 

Подготовка презентации

Я знал двух великих импровизаторов. Самое интересное – они никогда не импровизировали.

 

Наша задача – подготовить такую презентацию… чтобы она достигла целей. Каких целей? Разумеется, твоих.

 

В подготовке презентации существует множество простых и очевидных вещей, о которых мы тут будем говорить. Кроме этого, существует немного непростых и неочевидных вещей, которые будет полезно знать. Начнем по порядку.

 

0) Пункт номер ноль

 

Прежде чем делать презентацию, садись и отвечай на вопросы. Их немного, но они есть:

 

— Аудитория презентации?
— Цель презентации?
— Время презентации?
— Состояние группы до и после?
— Планы презентации?

 

Давай по абзацу- другому на каждый пункт.

 

Надеюсь ты понимаешь, что язык, жизненные ценности и даже твой костюм должны быть подобраны под аудиторию. Выступать в костюме за десять тысяч долларов перед доярками не стоит, ровно как и в китайском барахле перед членами AmCham.

 

Что ты хочешь для презентации? Донести информацию, создать мотивацию, привлечь новую долю рынка, поддержать лояльных покупателей или тупо срубить бабла на таймшерах? Как по поведению людей ты поймешь, что достиг цели?

 

Сколько у тебя будет времени на презентацию? Учти, что начинать нужно во время, а заканчивать – минут за 10-15, чтобы оставить аудитории время на вопросы. Соответственно вся презентация должна быть подогнана и отрепетирована просто по часам. Даже если у тебя три минуты.

 

Если ты сотый презентатор среди ста сорока, то состояние группы – глубокий сон. Если первый и единственный – интерес. Что ты хочешь, чтобы про тебя помнили? Учитывай точку входа и точку выхода. Выступать в очереди лучше всего предпоследним или первым.

 

Однажды мне предложили помочь составить презентацию на три минуты. Условия простые: в институте собираются компании и приглашают на работу студентов. На презентации также сидит руководство города. Вопрос: это была презентация для студентов без опыта работа, или для мэра и министров? Нужно было привлечь работать студентов, или продемонстрировать лояльность политике партии? В одной презентации может быть несколько планов, их стоит учитывать.

 

А) текст презентации

 

В тексте презентации нужно, собственно говоря, написать презентацию. (внимание! Пиар!) Какой из изученных моделей ты воспользуешься – не важно. Я предлагаю модель I в сочетании с моделью II. Ровно те, что мы проходим на семинаре (вырезано пиар – отделом).

 

Б) Начитка

 

Второй этап – начитать презентацию на диктофон и послушать. Твоя задача – не ужаснуться тому, как твой голос звучит в записи, а понять: как презентация воспринимается на слух. На этом этапе стоит убрать сложные слова, длинные предложения и адские научные термины типа «эпистимологический коньюктивизм».

 

Получается так, что текст придется переписать один – два раза. Что делать – переписывай. До тех пор, пока на слух он не будет восприниматься идеально.

 

В) Видео прогон

 

Потом записываем презентацию на видео. Во время просмотра обращаем внимания на метасообщения, точки опоры и синхронизацию. Подробнее:

 

Метасообщения хорошие – это «я уверен в словах», «я все говорю правильно», «это важно и интересно».
Метесообщения плохие – это «не бейте меня», «я хороший и хочу вам понравится», «сейчас закончу».

 

Точки опоры исключены. То есть во время презентации равномерно стоим на ногах, не опираясь на стену, стул или стол. Не прячемся за предметами. Тебя должно быть видно сверху до низу, и блеск твоих ботинок должен соответствовать блеску твоих глаз.

 

Как только видео тебя начинает устраивать, идем дальше.

 

Г) стая товарищей

 

Читай презентацию на публике. Публикой могут стать твои друзья, которые в первый раз могут просто помолчать. Вместе просмотрите видео, отмечайте что можно улучшить.

 

На второй раз друзья могут задать любые вопросы – и если после двух прослушиваний они остались, значит стоит дописать текст презентации. Пока все зрители не скажут:

 

— окей. Я бы это купил. Куда нести денег?

 

Подготовка зала и людей

 

И если к подготовке текста многие люди подходят хорошо и тщательно, то зачастую месту для проведения презентации и людям не остается должного внимания и работа идет по принципу «а и так сойдет». Нет, не сойдет. Существует куча тонкостей, каждая из которых позволит тебе улучшить впечатление о презентации на парочку процентов. Готов? Начинаем.

 

1. Зал

 

К залу для презентаций, ровно как и к любым другим залам для тренинга, есть свои требования. Эти требования нужно соблюдать для того, чтобы людям, которые тебя слушают, было удобно и комфортно. Потому что если им будет неудобно и некомфортно, то они будут думать скорее о том, как бы свалить, нежели о великих возможностях, которые им сулит твоя компания.

 

1.1 Площадь зала

 

Площадь зала по всем законам логики и удобства составляет не менее 1.5 квадратных метра на человека + метров 5-10 на сцену, на которой ты будешь выступать. Сценой называется пустое место для твоих передвижений, а не сама по себе сцена.

 

Правило «чем больше тем лучше» работает совсем не всегда. Снимать зал на 200 квадратов для презентации на пять человек – глупо. Для этого есть формат «переговорная» метров на 20. В других случаях включаем логику, и, к примеру, путем простых математических вычислений получаем зал для 50 человек площадью от 75 до 100 метров.

 

Если так получилось, что в зале много свободного места, то его лучше всего оставить в конце зала (на максимальном удалении от тебя). До первого ряда оставь не больше 2-3 метров, чтобы легко видеть всех присутствующих.

 

1.2 Акустика

 

Идеальный зал – это то, в котором тебя слышно в любом месте зала без напряжения твоих голосовых связок. Лично я предпочитаю работать без микрофона, потом объясню почему. Для проверки акустики бери с собой друга, пусть он побегает по залу. Пока ты произносишь презентацию и оценит слышимость. Заодно прорепетируешь произносить презентацию в этом помещении, а это только на плюс к твоей уверенности.

 

1.3 Техника

 

Все технические прибамбасы (если ты их будешь использовать) должны быть готовы за полчаса до начала. Ноутбук настроен, видео проверено, звук работать, кондиционеры кондиционировать, и ты должен знать, где и чего лежит. Нет ничего хуже, чем с матом разбираться, как включается плазменная панель в течение получаса (особенно когда презентация идет час).

 

Лично я – сторонник минимализма. На флипчарте есть бумага, маркеры пишут – этого мне достаточно. Чем проще техника, тем оно все как-то надежнее. Остальные аспекты использования техники – в части про технику, как ни странно.

 

2. Работа с людьми

 

Твоя задача – сделать так, чтобы люди просто следовали по заведенным тобой правилам. Считая, что они все решения принимают самостоятельно. Мы им в этом поможем.

 

2.1 посадка

 

Даю простой пример:

0 0 0 X 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 X 0 0 0 0 0 X 0 0 0 X 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0 X 0 0 0 X 0 0 0 0 0 X 0 0 0 0 X 0 0 0 0 0 X 0
0 0 0 X 0 0 0 X 0 0 0 0 0 X 0 0 0 0 0 X 0 0 0 0 X 0 0 0 0 0
X 0 0 0 X 0 0 0 0 X 0 0 0 0 X 0 0 0 0 0 0 X 0 0 0 0 0 0 0 0
0 0 X 0 0 X 0 0 X 0 0 0 X 0 0 0 0 X 0 0 0 0 0 X X 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 X 0 0 X 0 0 X 0 0 0 X 0 0 X 0 X 0 0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 X 0 0 X 0 0 X 0 0 X 0 0 X 0 0 X 0 0 X 0 0 X 0 0 0 X

 

Это типичный пример рассадки 40 человек в зале на 180 посадочных мест. Крестиками отмечены занятые места. Как легко понять, народ садится на максимальном удалении друг от друга, в некоем подобии шахматного порядка. Точно такой же механизм можно заметить, если понаблюдать, как люди постепенно садятся в пустой вагон метро.

 

Так что же делать? Включить наше самое главное оружие – наблюдательность. Если на презентацию зарегистрировано 40 человек (к примеру), то следует поставить 30 стульев. Они постепенно будут заполняться, и когда свободных мест не останется. Специально обученные люди (твои помощники) будут подносить по одному – двум стульям для пришедших слушателей.

 

Такая тактика приносит следующие плоды:

 

— Создается видимость дефицита мест.
— Люди сидят вместе, плотной группой. Это помогает вызывать состояния в группе и легче удерживать контакт с аудиторией.
— Создается впечатление о персональной заботе почти каждому участнику.

 

2.2 Отвлекающие факторы

 

Запомни как твою самую священную книгу: участники презентации как один страдают Синдромом рассеянного Внимания. То есть если ты им дашь хоть малейший повод отвлечься от твоих слов, он моментально будет использован. Не веришь?

 

Простая ситуация: Что будет, если каждому участнику раздать по большому и увесистому пакету документов перед началом презентации? Правильно, все это дело начнут листать и на тебя положат болт. С отвесом.

 

Точно то же самое произойдет, если ты сделаешь фуршет или там кофе с плюшками. И откроешь ко всему этому великолепию доступ до того момента, как закончится финальный аккорд твоей речи.

 

Запомни: если что-то может отвлечь людей, то это отвлечет. В список факторов входит:

 

— бесплатный Интернет.
— Еда и напитки.
— промоутеры женского пола, на которых можно смотреть.
— телевизоры и прочие движущиеся (и не очень) картинки.

 

Одним словом, люди смотреть должны строго на тебя. Иногда, если необходимо, на флипчарт. Все. Да, все плюшки и раздаточные материалы можно выдать по окончанию презентации.

Вторая часть